Die Fachberatungen für Deutsch als Fremdsprache betreuen Schulen im Ausland, die in der Regel zum Deutschen Sprachdiplom (DSD) der Kultusministerkonferenz (KMK) führen. Sie beraten einheimische Deutschlehrkräfte methodisch und didaktisch. Falls in dem Gastland ein Lehrerentsendeprogramm, für dessen Umsetzung sie zuständig sind, existiert, beraten sie auch die an Schulen des jeweiligen Landes vermittelten Auslandsdienstlehrkräfte, Bundes­programmlehrkräfte und Landesprogrammlehrkräfte. Die Fachberatungen sind für die administrative Abwicklung des Lehrkräfteeinsatzes verantwortlich und verfassen u.a. Leistungsbeschreibungen von den von ihr betreuten Lehrkräften. Sie unterhalten kontinuierlich Kontakte zu den Schulbehörden des Gastlandes. Die Fachberatungen sind für die Dauer Ihres Auslandseinsatzes Mitarbeiter des Bundesverwaltungsamtes. Ihr Einsatz erfolgt in Abstimmung mit den zuständigen Stellen des Gastlandes.

Fachschaftsberatungen sind Auslandsdienstlehrkräfte, die im Ausland an staatlichen Schulen mit erweitertem Deutschunterricht eingesetzt werden. Die Fachschaftsberatung berät ihre Deutschfachschaft in allen Fragen des "Deutsch ­als­ Fremdsprache"-Unterrichts, koordiniert das DSD-Programm an ihrer Schule und übernimmt den Vorsitz bei den mündlichen DSD-Prüfungen.

In der Regel betreut die Fachschaftsberatung auch noch weitere DSD-Schulen in der Nähe ihres Einsatzortes. In Absprache mit ihrer zuständigen Fachberatung für Deutsch als Fremdsprache übernimmt sie auch Aufgaben in der Lehrkräftefortbildung.

Für den Fall, dass keine Beschulung deutschsprachiger Kinder und Jugendlicher vor Ort möglich ist, können für die Unterrichtung bis zur 10. Klasse die hierfür eigens konzipierten Fernlehrwerke eingesetzt werden: Für die Klassen 1 bis 4 liegt die Zuständigkeit bei der Deutschen Fernschule, Herbert-Flender-Straße 6, D 35578 Wetzlar, Tel.: 06441-921892.

Die Klassen 5 bis 10 werden durch spezielles Lehrmaterial des Instituts für Lernsysteme, Doberaner Weg 20, D 22143 Hamburg, Tel.: 040-675 70-0 abgedeckt.

Unter diesem Begriff sind die Vorbereitungsmaßnahmen von Lehrkräften zusammengefasst, die eine Tätigkeit an einer von der Bundesrepublik Deutschland geförderten Schule aufnehmen. Die ZfA führt Vorberei­tungslehrgänge durch, in denen diese Lehrkräfte zielgerecht auf ihren Einsatz vorbereitet werden.

Zudem wurden Regionale Fortbildungszentren für Deutsche Schulen eingerichtet, an denen ein speziell auf den Bedarf der Schulen vor Ort erstelltes Fortbildungssangebot (Regionale Fortbildungen) wahrgenommen werden kann.

Außerdem organisiert die ZfA weitere Fortbildungsveranstaltungen, zum Beispiel für die Studien- und Berufsberatungen an den Deutschen Auslandsschulen oder zu bestimmten Themen und Schwerpunkten wie zum DSD der KMK.

Als Funktionsstellen gelten Schulleitung und stellvertretende Schulleitung, Leitung von Deutschen Abteilungen und deutschen Kollegien an öffentlichen Schulen im Ausland, Leitung von Teilschulen, soweit Schulen räumlich getrennt sind, Schulstufenleitung/-Koordination, Fachleitung für Deutsch als Fremdsprache (einschließlich Fachschaftsberatungen in  MOE), Fachleitung für Deutschsprachigen Fachunterricht, Leitung von berufsbildenden Zweigen, Leitung von Lehrerbildungseinrichtungen, Fachberatungen für Deutsch als Fremdsprache sowie Studien- und Berufsberatungen.

Die Stellenbesetzung erfolgt nach besonderen Verfahren. Vertragsverlängerung auf insgesamt acht Jahre ist möglich.